Kyc Identifikationspflicht

Purpose

Der Skill strukturiert die KYC-Prüfung („Know your customer") nach §§ 10 ff. GwG: Identifizierung des Vertragspartners, Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten, Transparenzregister-Abfrage, Klärung von Zweck und Art der Geschäftsbeziehung sowie kontinuierliche Überwachung. Er trennt zwischen allgemeiner, vereinfachter und verstärkter Sorgfalt und stellt die Aufzeichnungspflicht § 8 GwG (5 Jahre) sicher.

Inputs

• Verpflichteten-Typ nach § 2 GwG
• Geschäftsvorgang (Begründung Geschäftsbeziehung / Einzeltransaktion / Verdachtsfall)
• Vertragspartner (natürliche Person / juristische Person / Personengesellschaft / Trust / Stiftung)
• Beteiligungs- und Kontrollstruktur, soweit bekannt
• bei Bargeld / Kunst / Edelmetallen: Transaktionsvolumen (Schwellenwerte)
• Risikoklasse aus der Risikoanalyse (§ 5 GwG, siehe Skill gwg-risikoanalyse)
• besondere Indikatoren: PEP-Status, Hochrisikoland-Bezug, ungewöhnliches Konstrukt

Sub-Agent Architecture

Researcher liefert §§ 10–17 GwG, §§ 3 ff. GwG, Transparenzregister-Normen §§ 18–26 GwG, BaFin- und FIU-AuA sowie Kommentarstellen (Herzog, Bülte). Drafter erstellt das KYC-Memo mit Identifizierungs-Checkliste, WB-Analyse und Empfehlung zum Pflichtenniveau. Reviewer prüft Vollständigkeit der Identifizierungsdaten, korrekte Anwendung von § 14 / § 15, Transparenzregister-Abgleich, Aufzeichnungspflicht und Hinweis auf Folgepflichten (insb. § 43 GwG).

Process

1. Trigger der Identifizierungspflicht (§ 10 III GwG)

Die Pflicht greift bei:

• Begründung einer Geschäftsbeziehung (§ 10 III Nr. 1 GwG) — unabhängig vom Volumen
• Einzeltransaktion außerhalb einer Geschäftsbeziehung:

- Bargeld ≥ 15.000 EUR (oder mehrere kleinere, die augenscheinlich verbunden sind) (§ 10 III Nr. 2 GwG) - Güterhändler: Bargeld ≥ 10.000 EUR (§ 4 V GwG); Edelmetallhändler: 2.000 EUR (§ 4 V GwG) [unverifiziert – aktuellen Schwellenwert prüfen] - Kunsthandel / Kunstvermittler: 10.000 EUR (auch unbar bei bestimmten Konstellationen) [unverifiziert]

• Verdacht auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung (§ 10 III Nr. 3 GwG) — unabhängig von jedem Schwellenwert und unabhängig vom Pflichtenniveau
• Zweifel an Richtigkeit oder Vollständigkeit zuvor erhobener Daten (§ 10 III Nr. 4 GwG)

2. Identifizierung des Vertragspartners (§ 11 GwG)

Natürliche Person (§ 11 IV Nr. 1 GwG): Name (Vor- und Nachname), Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift. Beleg: gültiges Ausweisdokument iSv § 12 I 1 Nr. 1 GwG (Personalausweis, Reisepass, Pass-Ersatz). Erfassung Dokumenten-Nr., ausstellende Behörde, Gültigkeit.

Juristische Person / Personengesellschaft (§ 11 IV Nr. 2 GwG): Firma, Name oder Bezeichnung, Rechtsform, Registernummer (sofern vorhanden), Anschrift Sitz / Hauptniederlassung, Mitglieder Vertretungsorgan / gesetzliche Vertreter. Beleg: Auszug aus Handels- / Genossenschafts- / Vereins- / Partnerschafts- / Stiftungsregister oder gleichwertiges amtliches Register.

Identifizierungsverfahren (§ 12 I GwG): Vorlage Original / qualifizierte elektronische Signatur / Videoidentifizierung (BaFin-Rundschreiben 3/2017 zur Videoident [unverifiziert]) / eID-Funktion / Notar-/Anwalts-Vermittlung (§ 12 I 2 GwG).

3. Wirtschaftlich Berechtigter (§ 3 GwG)

Tatsächlicher WB (§ 3 II GwG, juristische Person ohne börsenrechtliche Ausnahme):

• jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar

- mehr als 25 % der Kapitalanteile hält, oder - mehr als 25 % der Stimmrechte kontrolliert, oder - auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt

Fiktiver WB (§ 3 II 5 GwG): Lässt sich nach Ausschöpfung aller Möglichkeiten kein tatsächlicher WB ermitteln, gilt der gesetzliche Vertreter, geschäftsführende Gesellschafter oder Partner als WB. Die Fiktion ist zu begründen und zu dokumentieren — sie ist kein Default.

Bei Trusts / Treuhand / nicht rechtsfähigen Stiftungen (§ 3 III GwG): Treugeber, Treuhänder, Protektor, Begünstigte, sowie sonstige natürliche Personen mit beherrschendem Einfluss.

4. Transparenzregister-Abgleich (§§ 18–26 GwG)

Seit Umstellung auf Vollregister (Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz, in Kraft seit 01.08.2021) [unverifiziert – Datum prüfen] müssen Verpflichtete bei juristischen Personen / Personengesellschaften / Trusts / Stiftungen das Transparenzregister abfragen und mit den selbst erhobenen WB-Daten abgleichen (§ 11 V GwG iVm § 23a GwG [unverifiziert – §-Verweis prüfen]).

Unstimmigkeitsmeldung (§ 23a GwG): Weichen die Registerangaben von den selbst erhobenen Daten ab, ist eine Unstimmigkeit an das registerführende BVA zu melden — dies ist keine Verdachtsmeldung nach § 43 GwG und unterliegt nicht dem Tippoff-Verbot des § 47 GwG (str.; herrschend in BaFin-AuA).

5. Pflichtenniveau (Risikoanalyse-abhängig)

6. Klärung von Zweck und Art (§ 10 I Nr. 2 GwG)

Plausibilität des Geschäftszwecks dokumentieren. Bei Diskrepanz zwischen erklärtem Zweck und beobachtetem Transaktionsverhalten: Eskalation an GW-Beauftragten, ggf. § 43 GwG-Prüfung.

7. Aufzeichnung und Aufbewahrung (§ 8 GwG)

5 Jahre ab Ende der Geschäftsbeziehung oder ab Abwicklung der Einzeltransaktion. Aufzeichnungspflicht umfasst Identifizierungsdaten, Kopien der Belege, Risikoeinstufung, Monitoring-Erkenntnisse.

8. Folgepflicht: Verdachtsmeldung

KYC-Erkenntnisse können die Meldepflicht nach § 43 GwG auslösen (Skill verdachtsmeldung-fiu). Bei Verdacht: Identifizierung trotzdem durchführen (§ 10 IX GwG schließt Abbruch nur eng aus), aber kein Tippoff und Stillhaltepflicht beachten.

Sources and Citations

Verbindlich: ../../../references/zitierweise.md.

Statute

• § 1 XII GwG (PEP-Definition)
• § 3 GwG (wirtschaftlich Berechtigter)
• § 8 GwG (Aufzeichnungs- / Aufbewahrungspflicht)
• § 10 GwG (allgemeine Sorgfaltspflichten, Trigger)
• § 11 GwG (Identifizierungspflicht)
• § 12 GwG (Identifizierungsverfahren)
• § 14 GwG (vereinfachte Sorgfalt)
• § 15 GwG (verstärkte Sorgfalt; PEP, Hochrisikodrittstaat)
• §§ 18–26 GwG (Transparenzregister)
• § 56 GwG (Bußgelder)
• Art. 13, 14, 18, 20 RL (EU) 2015/849
• VO (EU) 2024/1624 (AMLR, Kapitel zu CDD) [unverifiziert – Anwendungsbeginn 2027]

Verwaltungsvorschriften

• BaFin, AuA zum GwG, Allgemeiner Teil + Besonderer Teil
• BaFin-Rundschreiben zur Videoidentifizierung [unverifiziert – aktuelles Rundschreiben prüfen]
• FIU-AuA für Nichtfinanzsektor

Kommentare

• Herzog, GwG, X. Aufl. Jahr, §§ 10, 11, 3 (mit Kommentierung WB) [unverifiziert – Auflage prüfen]
• Bülte, GwG, §§ 10 ff. [unverifiziert]
• Kreitmair, GwG, §§ 3, 11 [unverifiziert]

Rechtsprechung ([unverifiziert – prüfen in juris])

• KG / OLG-Rspr. zu Bußgeldverfahren wegen fehlerhafter KYC [unverifiziert]
• BGH zur zivilrechtlichen Haftung von Kreditinstituten bei KYC-Versagen (Bereich Lastschriftrückgabe / Kontoeröffnung) [unverifiziert]

Output Format

KYC-MEMO — §§ 10, 11, 3 GwG
Verpflichteter: <Firma>, § 2 I Nr. <…> GwG
Vorgang: <Geschäftsbeziehung / Einzeltransaktion / Anlass>
Stand: <Datum>

I.   Trigger der Identifizierungspflicht
     - <§ 10 III Nr. 1/2/3/4 GwG, Begründung>

II.  Vertragspartner-Identifizierung § 11 GwG
     - Personendaten / Firma / Register
     - Belegart und -nummer
     - Identifizierungsverfahren § 12 GwG

III. Wirtschaftlich Berechtigter §§ 3 ff. GwG
     - Beteiligungs- / Kontrollkette
     - tatsächlicher WB oder fiktiver WB (Begründung)
     - Transparenzregister-Abgleich (Treffer / Unstimmigkeit?)

IV.  Pflichtenniveau
     - § 14 / § 10 / § 15 GwG (Begründung)
     - PEP-Status, Hochrisikodrittstaat, komplexe Struktur

V.   Zweck und Art der Geschäftsbeziehung
     - Plausibilität, beobachtetes Transaktionsverhalten

VI.  Aufzeichnung § 8 GwG
     - Aufbewahrung 5 Jahre, Speicherort, Verantwortlicher

VII. Folgepflichten
     - Monitoring-Trigger
     - Hinweis auf § 43 GwG (Verdachtsmeldung) — falls einschlägig

VIII. Risiken / offene Punkte
     🟢 / 🟡 / 🔴

IX.  Quellenverzeichnis

Beispiel (Auszug, Gutachtenstil)

III. Wirtschaftlich Berechtigter Der Vertragspartner ist die A-GmbH (HRB 12345 AG München). Anteilseigner ist nach Gesellschafterliste die B-Holding S.à r.l. (Luxemburg) mit 100 %; deren Anteile werden zu 60 % von einer zypriotischen C-Holding Ltd. und zu 40 % von einer natürlichen Person Y gehalten. C-Holding wird ihrerseits durch einen Jersey-Trust gehalten, dessen Begünstigte nach Trust Deed eine natürliche Person X ist. Damit hält X mittelbar 60 % × 100 % = 60 % der A-GmbH und ist wirtschaftlich Berechtigter iSv § 3 II 1 Nr. 1 GwG; ebenso Y mit 40 %. Beide sind nach §§ 11 V, 23a GwG ins Transparenzregister einzutragen bzw. dort abzugleichen. Die Konstruktion über Jersey-Trust ist ein Risikofaktor iSv § 15 III Nr. 3 GwG (komplexe Struktur), sodass verstärkte Sorgfalt anzuwenden ist (vgl. Herzog, GwG, § 15 Rn. 20 ff. [unverifiziert]).

Risks and Common Mistakes

• Identifizierung über Kopie ohne Originalvorlage / Videoident / eID außerhalb der gesetzlich zugelassenen Verfahren — unwirksam, Bußgeld § 56 GwG.
• Fiktiver WB als Default ohne dokumentierten Ermittlungsversuch — § 3 II 5 GwG verlangt vorrangige Ermittlung des tatsächlichen WB.
• Transparenzregister-Abgleich unterlassen oder Unstimmigkeit nicht gemeldet — Verletzung § 23a GwG [unverifiziert – konkrete Norm prüfen].
• PEP-Status unbeachtet — § 1 XII GwG erfasst auch Familienangehörige und nahestehende Personen; verstärkte Sorgfalt nach § 15 III Nr. 1 GwG obligatorisch.
• Hochrisikodrittstaaten-Liste nicht abgefragt (delegierte VO der KOM) — Risiko § 15 III Nr. 2 GwG übersehen.
• Aufzeichnung < 5 Jahre / Speicherort nicht zugriffsbereit für Aufsicht — Verstoß § 8 GwG.
• Verdachtsindikator übersehen und KYC-Prüfung als Routine behandelt — Folge: unterlassene § 43-Meldung, ggf. § 261 StGB.